電子郵件是任何企業的重要組成部分。它是內部溝通的主要管道。它也用於向消費者進行行銷、與銷售線索互動以及解決客戶疑問。電子郵件可以透過提高效率和生產力以及幫助建立關係來顯著使企業受益。
如今，組織必須管理其電子郵件通訊管道。由於每天發送的電子郵件數量龐大，員工可能很快就會感到不知所措，並且很難追蹤與發送和接收的每封電子郵件相關的任務。
電子郵件管理對於防止電子郵件過載是必要的。隨著電子郵件使用者數量的增加，發送的電子郵件量也會增加，導致電子郵件過載。電子郵件超載可能會導致錯過電子郵件、延遲回覆電子郵件、錯失銷售機會等等。
什麼是電子郵件管理？
電子郵件管理對於任何接收大量入站電子郵件的企業都至關重要。根據最新數據，每天發送和接收的電子郵件數量為 3,473 億封。考慮到每天發送和接收的大量電子郵件，電子郵件管理對於任何組織的內部和外部通訊策略至關重要。
電子郵件管理使公司能夠最大限度地提高效率，並減少電子郵件優先事項不足、回覆遲到或遺忘的影響。考慮到員工每天可以收到一百多封電子郵件，難怪員工每週工作時間的28% 都用於管理電子郵件。
值得慶幸的是，電子郵件管理工具可以幫助組織有效地管理其電子郵件。使用電子郵件管理軟體的組織將確定性和透明度提高到了一個新的水平。不用再猜測了。不再需要即興發揮並希望得到最好的結果。
為什麼電子郵件管理至關重要？
電子郵件管理可以更好地組織我們收到的重要文件和訊息。它可以幫助員工優先 電子郵件管理概述以及為 考慮電子郵件以及與之相關的任何任務。
平均而言，專業人士僅回覆每天收到的 120 封新電子郵件中的 25%。剩下 90 封被忽略的電子郵件。您的企業能夠承受如此多的電子郵件未得到回應的後果嗎？
電子郵件管理幫助員工有意識地利用花在電子郵件上的時間。它可以幫助他們確定必須回覆哪些電子郵件以及何時回覆的優先順序和視覺化。這有助於他們集中精力確保所有電子郵件都能得到解決所需的時間。
電子郵件管理的好處
提高生產力
透過適當的電子郵件管理，員工可以專注於重要任務而不是電子郵件。電子郵件管理可以更好地組織重要訊息，因此員工不會浪費寶貴的時間滾動瀏覽過多的收件匣。
最大化效率
並非每封收到的電子郵件都應享有相同的優先順序和速度。電子郵件管理可協助員工確定電子郵件的優先順序。當員工知道要回覆哪些電子郵件時，他們可以更有效地解決客戶查詢和入站銷售線索。
增加利潤
透過提高時間效率和生產力，您的組織可以提高利潤。當您擁有一支運作良好的團隊，能夠有效地回應客戶、銷售線索和內部溝通時，您可以放心，不會在雜亂的收件匣上浪費一分錢。
有效電子郵件管理的最佳實踐
1.了解您的電子郵件負載
您知道您的員工接收和發送了多少封電子郵件嗎？您知道 盧森堡電子郵件列表 人們在電子郵件上花了多少時間嗎？根據AdAdobe 2019 年的一項調查，美國人每天花五個小時查看和回覆電子郵件。使用電子郵件管理軟體，您可以 電子郵件管理概述以及為 進行診斷檢查，以顯示每位員工在收件匣中花費的平均時間。有效的電子郵件管理可以將這些時間轉移到更有價值的任務。
監控電子郵件回覆時間
您希望您的員工反應如何？客戶期望他們的反應如何？您的團隊必須了解他們的目標回應時間是多少。安裝電子郵件管理軟體（例如 timetoreply）可讓您根據預先定義的基準測量和追蹤電子郵件回應時間。這樣，您就會收到需要更多電子郵件管理支援的團隊成員的提醒。
3.設定即時提醒
員工很容易分心，無法在規 專業顧問在高風險投資中的作用 定的時間內回复，或者更糟的是，完全錯過一封重要的電子郵件。透過 timetoreply，您可以設定自動警報，讓員工隨時了解未收到回覆的電子郵件的最新情況。這些即時警報可即時追蹤您團隊的響應能力。這種警報系統可以防止電子郵件遺失或遺忘。
4.使用電子郵件管理軟體
您不能指望完全了解組織中的每個收件匣。許多優秀的電子郵件管理軟體解決方案可以幫助您有效率且有效地做到這一點。
電子郵件管理軟體可協助您和您的團隊整理電子郵件收件匣。透過電子郵件管理，您可以隨時掌握來自團隊、客戶和其他利害關係人的傳入訊息。電子郵件管理軟體新增了預設收件匣中不可用的一層功能。
根據您選擇的軟體，您會發現有助於以下領域的功能：
員工生產力
入站銷售線索
客戶關係管理與支持
閱讀有關最佳電子郵件管理軟體解決方案的更多信息
timetoreply 如何有效協助您進行電子郵件管理？
衡量電子郵件回應時間和數量
如果您可以測量每封電子郵件的回 回波數據 應時間，您就可以對其進行最佳化並從中獲利！
timetoreply 可讓您追蹤每封電子郵件 電子郵件管理概述以及為 的回應時間，確定電子郵件交換之間的週期並減少時間間隔。您可以根據這些見解與您的團隊分享點對點回饋，以幫助他們縮短回應時間。